Jak zorganizować wydarzenie idealne?

with Brak komentarzy

Z każdym rokiem rośnie ilość wydarzeń naukowych organizowanych przez koła naukowe i organizacje studenckie. Przybierają one różne formy, mogą być to konferencje, sympozja, zjazdy, warsztaty itd. Ich wspólną cechą jest to, że podczas jedno lub kilkudniowego wydarzenia, gromadzą one osoby zainteresowane daną tematyką. Niektóre z takich wydarzeń potrafią zgromadzić nawet tysięczną publikę. Fundacja Rozwoju Studentów, zajmuje się wspomaganiem organizacji takich wydarzeń ze strony techniczno-organizacyjnej, oraz pozyskiwaniem funduszy niezbędnych do ich realizacji.

Poniżej zamieściliśmy kilka przydatnych wskazówek jak zorganizować wydarzenie idealne.

Wybór tematu
Sukces wydarzenia w dużej mierze sprowadza się do zainteresowania publiki tematyką, która, ma być na nim poruszana. Powinna być ona ciekawa oraz korespondować z zainteresowaniami i potrzebami naukowymi potencjalnych uczestników.

Czas
Termin wydarzenia powinien umożliwić potencjalnie najwyższą frekwencję. Zaś jego wybór powinien być dokonany w odniesieniu do kalendarza akademickiego oraz innych czynników, od których zależeć może potencjalna ilość uczestników. Na datę wydarzenia trzeba spojrzeć również z perspektywy organizacyjnej. Wybór zbyt bliskiego terminu może utrudnić lub zniweczyć organizacje całego wydarzenia. Warto również pamiętać, że, jeżeli decydujemy się na poszukiwanie sponsorów, partnerów oraz patronów medialnych, to należy przewidzieć dłuższe terminy na organizacje wydarzenia (minimum 3 miesiące).

Prawidłowa organizacja i współpraca
Przy organizacji wydarzenia nie może obejść się bez planu. Powinien on składać się z wyszczególnienia poszczególnych etapów organizacji, działań w nich przewidzianych, terminów oraz podziału zadań między poszczególne osoby. Dodatkowo, istotnym elementem jest wyznaczenie lidera, którego zadaniem jest koordynowanie i wspomaganie działań.

Promocja
Nawet najciekawsze wydarzenie, które organizowane jest w idealnym momencie, nie ma prawa odnieść sukcesu, jeśli potencjalni uczestnicy nie będą mogli się o nim dowiedzieć. Wydarzenie powinno być należycie promowane na portalach społecznościowych oraz na uczelni. Warto postarać się również o patronaty medialne oraz patronaty honorowe.

Znalezienie Sponsora
Oprócz tradycyjnego sposobu pozyskiwania funduszy z środków uczelnianych, warto postarać się o zdobycie sponsorów zewnętrznych. Mogą być to firmy komercyjne bądź instytucje finansujących rozwój naukowy, a ich wkład może przybrać postać pieniężną lub rzeczową.

Zadbanie o szczegóły
Często drobne elementy przesądzają o tym czy wydarzenie będzie po prostu dobre czy wybitne. Do takich rzeczy można zaliczyć: posiłek podczas konferencji, przerwę kawową, identyfikatory dla uczestników, rozdystrybuowanie pakietów powitalnych, oficjalne podziękowania dla prelegentów, władz uczelni, partnerów, sponsorów i wielu innych. To tylko nieliczne z przykładów szczegółów, które spowodują, że wydarzenie nabierze profesjonalnego charakteru.

Utrwalenie wydarzenia
O sukcesie wydarzenie świadczy nie tylko sama jego organizacja i przebieg, ale również to na jak długo zapadnie ono w pamięć jego uczestnikom. W tym celu warto opublikować materiał zdjęciowy z wydarzenia. Innym sposobem jest wydawanie certyfikatów uczestnictwa w konferencjach/szkoleniach/warsztatach. Równie ciekawym sposobem utrwalenia wydarzenia jest wydanie publikacji pokonferencyjnej, artykułu bądź raportu, który będzie zawierał podsumowanie wydarzenia.

Jeżeli chcecie wiedzieć więcej o organizacji wydarzeń naukowych oraz o możliwości pozyskiwania funduszy na ich realizację, zapraszamy do kontaktu z nami.

Fundacja Rozwoju Studentów
FRS LOGO
www.rozwojstudenta.pl
Tel: (+48) 22 651 86 30
Fax: (+48) 22 651 86 29
@: biuro@rozwojstudenta.pl

Komentarze